Постановление Администрации Смоленской области от 29 декабря 2008 г. №742

АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2008 г. N 742

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИЕЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
"ОРГАНИЗАЦИЯ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от 22.09.2006 N 343 (в редакции постановления Администрации Смоленской области от 17.10.2006 N 372), Администрация Смоленской области постановляет:
утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан".

Губернатор
Смоленской области
С.В.АНТУФЬЕВ

 

 

Утвержден
постановлением
Администрации
Смоленской области
от 29.12.2008 N 742

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении Администрацией Смоленской области государственной функции "Организация рассмотрения обращений граждан (далее - государственная функция). Настоящий Административный регламент разработан в целях улучшения организации приема граждан, обеспечения своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан (далее - обращения граждан), принятия решений и направления ответов гражданам в установленный законодательством Российской Федерации срок.
1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета, 2006, 5 мая);
- указом Губернатора Смоленской области от 14.09.2006 N 7 "Об утверждении Регламента Администрации Смоленской области" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2006, N 9, стр. 269) (Смоленская газета, 2007, 4 декабря; 2008, 22 февраля);
- указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области" (Вестник Смоленской областной Думы и Администрации Смоленской области, 2006, N 13 (часть II, книга 2), стр. 192) (Смоленская газета, 2008, 29 февраля);
- постановлением Администрации Смоленской области от 27.02.2007 N 73 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации Смоленской области" (Смоленская газета, 2007, 6 марта).
1.3. Государственную функцию исполняет высший исполнительный орган государственной власти Смоленской области - Администрация Смоленской области.
1.4. Администрация Смоленской области в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа в установленный законодательством Российской Федерации срок.
1.5. Работу с обращениями граждан, поступившими в Администрацию Смоленской области, в том числе по информационным системам общего пользования, организует Аппарат Администрации Смоленской области.
1.6. Организация исполнения решений, принятых по результатам личного приема граждан, возлагается на Аппарат Администрации Смоленской области, органы исполнительной власти Смоленской области, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращениях граждан вопросов.
1.7. В Администрации Смоленской области рассматриваются обращения граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Смоленской области в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами.
При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными организациями и объединениями.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

2.1.1. Информация о правилах исполнения государственной функции размещается:
- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, на интерактивном информационном Интернет-портале Администрации Смоленской области;
- в средствах массовой информации, информационных материалах;
- на информационных стендах.
2.1.2. Сведения о местонахождении и адресах Администрации Смоленской области:
- площадь Ленина, дом 1, город Смоленск;
- почтовый адрес: пл. Ленина, дом 1, г. Смоленск, 214008;
- Интернет-адрес: http://www.admin.smolensk.ru;
- адрес электронной почты в сети "Интранет": pgrajdan@admin.sml;
- адрес электронной почты в сети "Интернет": priemn@admin.smolensk.ru.
2.1.3. Информация о местонахождении Администрации Смоленской области, об установленных для личного приема граждан днях и часах, о контактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефонам: 8(4812) 38-61-28, 38-62-94, 29-20-40, 29-20-42, 29-20-43 и размещается:
- на Интернет-сайте Администрации Смоленской области http://www.admin.smolensk.ru;
- на информационном стенде в отделе по работе с обращениями граждан Контрольного управления Аппарата Администрации Смоленской области (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
2.1.4. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан (далее также - специалисты отдела) в ходе личного приема, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 9 часов до 18 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 17 часов.
2.1.5. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалисты отдела подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения государственной функции, основаниях для отказа в исполнении государственной функции, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения государственной функции.
Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста отдела, принявшего телефонный звонок.
2.1.6. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося гражданина другому специалисту или должностному лицу либо сообщить номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию. Специалист отдела по работе с обращениями граждан может предложить гражданину обратиться с вопросом письменно или назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке исполнения государственной функции.
2.1.7. В ответах на письменные обращения граждан должны указываться фамилия, инициалы и номер служебного телефона должностного лица (исполнителя).
2.1.8. Рабочее место специалиста отдела, осуществляющего индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции, обеспечивается техническими средствами, позволяющими в автоматизированном режиме вести (с согласия гражданина) аудиозапись переговоров должностного лица и гражданина.

2.2. Срок исполнения государственной функции

2.2.1. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения гражданина, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной государственной функции.
2.2.2. В исключительных случаях, а также в случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении граждан доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других органов государственной власти, органов местного самоуправления, срок рассмотрения обращения гражданина может быть продлен по решению руководителя Аппарата Администрации Смоленской области (далее - руководитель Аппарата), но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно.
2.2.3. Должностные лица Администрации Смоленской области, руководители органов исполнительной власти Смоленской области, уполномоченные на рассмотрение обращений граждан должностные лица вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

2.3. Требования к письменному обращению граждан

2.3.1. Письменное обращение гражданина (далее также - обращение) в обязательном порядке должно содержать:
- наименование органа государственной власти Смоленской области, в который гражданин направляет свое обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица органа исполнительной власти Смоленской области;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес гражданина, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;
- изложение сути предложения, заявления или жалобы;
- личную подпись гражданина и дату написания.
В случае необходимости к обращению гражданина прилагаются документы либо их копии.
2.3.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать:
- наименование органа государственной власти или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано;
- изложение сути обращения;
- фамилию, имя, отчество обращающегося;
- почтовый адрес или адрес электронной почты гражданина (местожительство), его контактный телефон.

2.4. Требования к местам, предназначенным для исполнения государственной функции

2.4.1. Личный прием граждан осуществляется в специально отведенном помещении (далее - приемная Администрации Смоленской области), которое должно соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
2.4.2. У входа в здание, в котором находится приемная Администрации Смоленской области, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы приемной Администрации Смоленской области.
2.4.3.. Помещение для проведения личного приема граждан оборудуется:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны;
- записывающей системой аудиовидеонаблюдения;
- укомплектованной аптечкой для оказания доврачебной помощи.
2.4.4. Места ожидания личного приема должны быть оборудованы стульями, столами, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений граждан, информационными стендами.
2.4.5. Рабочие места специалистов отдела, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции в полном объеме.
2.4.6. Специалистам отдела, ответственным за рассмотрение обращений граждан, обеспечивается доступ в сеть "Интернет", присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.5. Результат исполнения государственной функции

2.5.1. Результатом исполнения государственной функции может являться:
- решение по существу всех вопросов, поставленных в обращении гражданина;
- разъяснение вопросов, поставленных в обращении гражданина, в соответствии с федеральным и областным законодательством;
- направление обращения гражданина в другие органы государственной власти, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в данном обращении;
- оставление обращения гражданина без ответа или отказ в решении вопросов, поставленных в обращении гражданина, в соответствии с федеральным и областным законодательством.
2.5.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения гражданами ответов на их обращения в устной либо письменной форме.

2.6. Основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) государственной функции

Гражданин вправе получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:
- если в обращении гражданина не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (данное обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией);
- если текст обращения гражданина не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);
- если обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (данное обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом);
- если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение);
- если по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- если от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения его обращения.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность действий при исполнении государственной функции

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
- регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений;
- личный прием граждан;
- постановка рассмотренных обращений на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений;
- оформление ответов на обращения;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;
- порядок и формы контроля за исполнением государственной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в Администрацию Смоленской области либо поступление письменного обращения гражданина с сопроводительным письмом из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, фельдъегерской связью, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.
3.2.3. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, доставленные фельдъегерской связью и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел кадров и делопроизводства Управления делами Аппарата Администрации Смоленской области (далее - отдел кадров и делопроизводства) и после первичной обработки передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.
3.2.4. Обращения граждан, поступившие непосредственно от них, принимаются специалистами отдела по работе с обращениями граждан.
По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятого обращения специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений (далее - специалист, ответственный за регистрацию), делает отметку с указанием входящего номера, даты приема обращения, количества принятых листов и номера телефона для получения информации, касающейся обращения.
3.2.5. Обращения, поступившие по факсимильной связи на официальный номер Смоленской области, по информационным системам общего пользования на интерактивный информационный Интернет-портал Администрации Смоленской области, принимаются и учитываются в отделе по работе с обращениями граждан.
3.2.6. Специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписей на его лицевой стороне, и прикрепляет его в конце обращения для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления данного обращения;
- прикладывает впереди обращения поступившие документы: паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии (разорванные документы подклеиваются);
- в случае отсутствия самого текста обращения составляет за личной подписью справку следующего содержания: "Письма в адрес Администрации Смоленской области нет" с указанием даты и прилагает указанную справку к поступившим документам;
- составляет в двух экземплярах акт на обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению.
3.2.7. Приложенные к обращению гражданина подлинные документы отделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к обращению гражданина деньги возвращаются ему почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.
3.2.8. Продолжительность выполнения административной процедуры по приему и первичной обработке обращения гражданина не должна превышать 5 минут в расчете на одно обращение.
3.2.9. Результатом выполнения действий административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является прием, первичная обработка обращений граждан и передача их на регистрацию.

3.3. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.3.1. Обращение гражданина подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Администрацию Смоленской области путем присвоения ему порядкового номера.
3.3.2. Регистрацию обращений граждан (первичный ввод данных) в системе автоматизированного электронного документооборота (далее - АСЭДО) осуществляет специалист, ответственный за регистрацию.
3.3.3. Специалист, ответственный за регистрацию:
- в регистрационной карточке АСЭДО указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, такое обращение считается коллективным, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации к данному обращению.
Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Смоленской областной Думы и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- на лицевой стороне первого листа обращения гражданина в правом верхнем углу, свободном от текста, проставляет штамп с присвоением регистрационного номера и указанием даты поступления. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен на обращении в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла.
3.3.4. На обращениях граждан, вернувшихся как направленные не в соответствии с компетенцией, регистрационный штамп погашается и проставляется штамп с новой датой поступления.
3.3.5. Регистрация обращений, поступивших по информационным системам общего пользования на имя Губернатора Смоленской области, производится начальником отдела по работе с обращениями граждан в АСЭДО в день их поступления.
3.3.6. Если гражданин прислал несколько обращений по разным вопросам, то на каждое обращение заводится отдельная учетная карточка в АСЭДО.
3.3.7. Дубликаты обращений, повторные обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего обращения, подбирается вся предшествующая переписка.
3.3.8. После регистрации обращения в АСЭДО специалист отдела по работе с обращениями граждан, на которого возложена обязанность по подготовке информационных и аналитических материалов, составлению аннотаций к обращениям (далее - специалист, ответственный за составление аннотаций):
- прочитывает обращение, определяют его тематику, выявляет поставленные в данном обращении вопросы;
- проверяет обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом;
- заполняет рубрикатор в АСЭДО с указанием фамилии, инициалов и должности специалиста, ответственного за составление аннотации, составляющего аннотацию, составляет и вводит аннотацию к обращению. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;
- проставляет шифр темы согласно тематическому классификатору обращений, который присваивается каждому из поставленных в данном обращении вопросов;
- осуществляет ввод в АСЭДО необходимых примечаний, наименования органа исполнительной власти Смоленской области, фамилии и инициалов должностного лица, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов;
- на поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп "Контроль", на поручениях, поступивших из федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), - штамп "Особый контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль" с указанием срока исполнения.
3.3.9. После регистрации обращения и составления к нему аннотации специалист, ответственный за составление аннотаций, в конце рабочего дня передает все обращения начальнику отдела по работе с обращениями граждан для направления их на рассмотрение.
3.3.10. Продолжительность выполнения административной процедуры по регистрации и аннотированию поступивших обращений граждан не должна превышать 10 минут.
3.3.11. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является регистрация обращения, ввод информации о нем в АСЭДО и подготовка обращения к направлению его на рассмотрение.

3.4. Направление обращений на рассмотрение

3.4.1. Начальник отдела по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня передает поступившие обращения граждан на рассмотрение руководителю Аппарата (в случае его отсутствия - заместителю руководителя Аппарата).
3.4.2. Руководитель Аппарата, исходя из содержания обращения гражданина, принимает решение о направлении его на рассмотрение в те государственные органы, организации и учреждения, органы местного самоуправления, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных авторами вопросов (независимо от того, на чье имя оно адресовано), с обязательным уведомлением об этом автора обращения.
3.4.3. Поручение о рассмотрении обращения гражданина должно содержать в себе наименование государственного органа власти, структурного подразделения органа исполнительной власти Смоленской области, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись (с расшифровкой) должностного лица, давшего поручение, и дату, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения.
3.4.4. В тексте поручения о рассмотрении обращения может содержаться указание "Срочно" или "Оперативно", предусматривающее конкретный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
3.4.5. Обращения, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, вновь поднимаются ранее рассмотренные вопросы (по которым давались ответы и которые соответственно не требуют дополнительного рассмотрения), списываются в архив. На таких обращениях (в правом верхнем углу первого листа) делается пометка "В дело" с указанием даты и фамилии исполнителя. Решение о списании обращения в архив принимает руководитель Аппарата (в случае его отсутствия - заместитель руководителя Аппарата).
3.4.6. Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами Администрации Смоленской области рассматриваются как письменные обращения граждан. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан направляют обратившимся гражданам сообщения о записи на личный прием либо разъясняют порядок записи на прием в зависимости от содержания обращения.
3.4.7. Сопроводительные письма с поручениями об исполнении вместе с обращениями руководитель Аппарата возвращает в отдел по работе с обращениями граждан.
3.4.8. Специалист, ответственный за регистрацию:
- вносит в электронную учетную карточку в АСЭДО наименование государственного органа, учреждения или организации, куда направляется обращение на исполнение, краткое содержание поручения, изготавливает копии данного обращения и приложений к нему;
- проверяет подготовленные к отправке документы (сверяет фамилию, имя, отчество и адрес заявителя, наличие копий);
- в необходимых случаях вносит поправки и дополнения в данные, ранее введенные в электронную учетную карточку в АСЭДО;
- по информационным системам общего пользования передает содержание электронной учетной карточки АСЭДО по компетенции;
- подписанные руководителем Аппарата сопроводительные письма с поручениями и приложенные к ним обращения передает ежедневно в срок до 13 часов в отдел кадров и делопроизводства на отправку.
3.4.9. Специалисты отдела кадров и делопроизводства тщательно проверяют заполнение и оформление поступивших на отправку документов, конвертируют их и в тот же день отправляют почтовой связью адресату.
3.4.10. Максимальный срок выполнения административной процедуры по направлению обращений на рассмотрение не должен превышать 3 дней со дня регистрации обращения.
3.4.11. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является ввод информации об обращениях граждан в АСЭДО и отправление их почтовой связью для рассмотрения в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам либо уполномоченным на то лицам.

3.5. Рассмотрение обращений

3.5.1. Основанием для рассмотрения обращения гражданина в Администрации Смоленской области, органах исполнительной власти Смоленской области, должностным лицом в соответствии с компетенцией является поступившее, зарегистрированное в установленном порядке обращение, которое подлежит обязательному рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения данного обращения.
3.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
- в случае необходимости запрашивает в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получает объяснения от гражданина и иных юридических и физических лиц;
- при необходимости комиссионного рассмотрения обращения определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материалов по итогам рассмотрения данного обращения и подготовки ответа гражданину;
- в случаях необходимости привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;
- принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;
- направляет гражданину ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.5.3. В случае если в резолюции руководителя Аппарата рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления) в течение 15 дней со дня поступления поручения.
3.5.4. В случае если обращение, по мнению должностного лица (исполнителя), направлено не по принадлежности, данное обращение в двухдневный срок должно быть возвращено в отдел по работе с обращениями граждан для его переадресации.
3.5.5. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
3.5.6. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.5.7. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), должностное лицо вправе не направлять ответ.
3.5.8. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов гражданам либо направление в уполномоченные государственные органы или должностному лицу поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по решению содержащихся в них вопросов.

3.6. Личный прием граждан

3.6.1. Организацию личного приема граждан в приемной Администрации Смоленской области осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
3.6.2. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан на текущий месяц (далее - график приема) членами Администрации Смоленской области, руководителями органов исполнительной власти Смоленской области (далее также - должностные лица, ведущие личный прием).
3.6.3. График приема ежемесячно составляется руководителем Аппарата, подписывается первым заместителем Губернатора Смоленской области и утверждается Губернатором Смоленской области.
Замена должностных лиц, ведущих личный прием, заявленных в графике приема, производится по согласованию с руководителем Аппарата.
3.6.4. График приема размещается на интерактивном информационном Интернет-портале Администрации Смоленской области и на информационном стенде в приемной Администрации Смоленской области.
3.6.5. Запись на личный прием к должностным лицам, ведущим личный прием, производится специалистами отдела по работе с обращениями граждан с первого рабочего дня текущего месяца ежедневно с 9 часов до 18 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 17 часов.
3.6.6. Список записавшихся на личный прием и подготовленные материалы (в случае повторного обращения) передаются специалистами отдела по работе с обращениями граждан должностному лицу, ведущему личный прием, не позднее 10 часов в день, предшествующий дню личного приема.
3.6.7. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим личный прием, с учетом права граждан на первоочередность.
Время ожидания личного приема граждан не должно превышать 30 минут.
3.6.8. В ходе личного приема граждан начальник отдела по работе с обращениями граждан вносит содержание устного обращения гражданина в электронную учетную карточку АСОДЭ (далее - карточка личного приема).
3.6.9. Во время личного приема граждан должностным лицом, ведущим личный прием, каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение в устной либо письменной форме по существу поднимаемых им вопросов.
В случае если изложенные в устном обращении гражданина факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на такое обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема. В остальных случаях гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.6.10. Обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Административным регламентом. О принятии обращения гражданина производится запись в карточку личного приема.
3.6.11. Личный прием иностранных граждан, не владеющих русским языком, производится с участием специалистов Главного управления международных связей, регионального сотрудничества и туризма Смоленской области.
3.6.12. В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации Смоленской области, органов исполнительной власти Смоленской области, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться для рассмотрения данного обращения по существу.
3.6.13. По окончании личного приема граждан должностное лицо, ведущее личный прием, доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии по нему мер.
3.6.14. Контроль за рассмотрением обращений, поступивших при личном приеме граждан, и поручений, данных во время личного приема граждан, возлагается на должностное лицо, ведущее личный прием.
3.6.15. После завершения личного приема граждан должностными лицами, ведущими личный прием, начальник отдела по работе с обращениями граждан направляет по информационным сетям общего пользования в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам карточки личного приема для рассмотрения.
3.6.16. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, ведущим личный прием, мер по решению поставленного вопроса, либо направление поручения о рассмотрении обращения гражданина в уполномоченный орган.

3.7. Постановка обращений на контроль

3.7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.
Постановка обращений на контроль производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, выявления принятых мер в случае повторных (многократных) обращений.
3.7.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, Губернатора Смоленской области, первого заместителя Губернатора Смоленской области, председателя Смоленской областной Думы о рассмотрении обращений.
3.7.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация о рассмотрении обращений.
Срок рассмотрения таких обращений составляет 15 дней. Продление указанного срока производится Губернатором Смоленской области, первым заместителем Губернатора Смоленской области или руководителем Аппарата.
3.7.4. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель Аппарата.
На обращениях, взятых на контроль, перед направлением на рассмотрение специалист, ответственный за регистрацию, проставляет штамп "Контроль" или "Особый контроль".
3.7.5. В случае если в ответе указывается, что вопрос, поставленный гражданином, будет решен в течение определенного периода, тогда обращение гражданина может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем гражданину направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном разрешении вопроса.
3.7.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, взятых на контроль, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
3.7.7. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является постановка на контроль особо значимых обращений и поручений государственных органов и органов местного самоуправления.

3.8. Продление срока рассмотрения обращений

3.8.1. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
3.8.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения должностное лицо (исполнитель) направляет служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения должностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение.
3.8.3. На основании служебной записки, указанной в пункте 3.8.2 настоящего Административного регламента, соответствующим должностным лицом принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении гражданину уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.
3.8.4. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения в случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу и направление гражданину уведомления о принятом решении.

3.9. Оформление ответов на обращения

3.9.1. Ответы на обращения подписывают члены Администрации Смоленской области в соответствии с их обязанностями, установленными правовыми актами Смоленской области, руководители органов исполнительной власти Смоленской области и должностные лица органов местного самоуправления в пределах своей компетенции в соответствии с поручениями.
3.9.2. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений подписывает Губернатор Смоленской области.
Ответы об исполнении поручений Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации в федеральные органы государственной власти о рассмотрении обращений подписывают первый заместитель и заместители Губернатора Смоленской области.
В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.
3.9.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающе пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению.
3.9.4. В ответе в федеральные органы государственной власти должно быть указано на то, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его обращения, в отношении коллективных обращений - кому именно из обратившихся граждан направлен ответ.
3.9.5. Ответ на обращение не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи), копия экземпляра которого направляется гражданину.
3.9.6. Ответы гражданам и в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - Инструкция по делопроизводству), утвержденной указом Губернатора Смоленской области от 12.12.2006 N 11. В левом нижнем углу на копии ответа исполнитель обязательно указывает свою фамилию, инициалы и номер служебного телефона, заверяет их личной подписью.
3.9.7. Подлинники обращений в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
3.9.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.9.9. После завершения рассмотрения обращения и направления ответа гражданину исполнитель передает в отдел по работе с обращениями граждан копию ответа, а подлинник обращения и материалы, относящиеся к его рассмотрению, оставляет на хранение.
3.9.10. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, если ответ гражданину дан по телефону или в личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела). Справка о результатах рассмотрения обращения передается в отдел по работе с обращениями граждан и подшивается в дело, а ее копия прикладывается к материалам по рассмотрению обращения.
3.9.11. Копии ответов на поручения о рассмотрении обращения, поступившие из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, передаются из отдела кадров и делопроизводства в отдел по работе с обращениями граждан.
Специалист, ответственный за регистрацию, проверяет ответ на соответствие требованиям настоящего Административного регламента, регистрирует его в АСЭДО, в графу "Результат исполнения" вписывает краткое содержание, номер и дату ответа.
3.9.12. Оформление дел по результатам рассмотрения обращений для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
3.9.13. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является оформление и направление гражданину ответа, в котором излагаются разъяснения по всем поставленным в обращении вопросам, а в случае направления промежуточного ответа указываются сроки окончательного решения вопросов.

3.10. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений

3.10.1. С момента регистрации обращения гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения обращения, на ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.10.2. Справочную работу по рассмотрению обращений, поступивших на имя Губернатора Смоленской области, в адрес Администрации Смоленской области, ведет отдел по работе с обращениями граждан.
3.10.3. Справки по вопросам исполнения государственной функции (далее - справки) предоставляются специалистами отдела по работе с обращениями граждан.
3.10.4. Справки предоставляются при личном обращении граждан или с использованием телефонной связи по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
3.10.5. Телефонные звонки от граждан по вопросу получения справки принимаются ежедневно с 9 часов до 17 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9 часов до 16 часов.
3.10.6. При получении запроса о ходе рассмотрения обращения по телефону специалист отдела по работе с обращениями граждан:
- называет наименование органа, в который обратился гражданин, свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает гражданину представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть поставленного вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса.
При невозможности в момент обращения гражданина ответить на поставленный им вопрос специалист отдела по работе с обращениями граждан предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день, в определенное время и к назначенному сроку подготавливает ответ.
3.10.7. Во время разговора специалист отдела, предоставляющий справки, должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат.
3.10.8. Начальник отдела по работе с обращениями граждан регулярно подготавливает информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении государственной функции и представляет их Губернатору Смоленской области и руководителю Аппарата.
3.10.9. Результатом выполнения административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является информирование гражданина по существу его обращения в устной форме.

3.11. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

3.11.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
3.11.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием соответствующих решений осуществляется членами Администрации Смоленской области, руководителями органов исполнительной власти Смоленской области, должностными лицами.
3.11.3. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Смоленской области.
Периодичность осуществления такого контроля устанавливается членами Администрации Смоленской области, руководителями органов исполнительной власти Смоленской области.
3.11.4. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных обращений граждан в органах исполнительной власти Смоленской области осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.
Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений, направленных в органы исполнительной власти Смоленской области, осуществляют их руководители.

3.12. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции

3.12.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Администрации Смоленской области, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы во внесудебном порядке и (или) в суде.
3.12.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Администрации Смоленской области определяется федеральным и областным законодательством.
3.12.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.